E-Mail hat unsere Art zu kommunizieren wahrscheinlich so stark verändert, wie zuletzt die Erfindung des Telefons 1861. Geschäftlich und Privat verbringen wir einen beachtlichen Teil unserer Zeit mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails. Deshalb finde ich es wichtig, dass man den Umgang damit grundlegend überdenkt. Sonst wird diese Art der Kommunikation schnell zum Zeitfresser. Diese 9 Punkte sollen dabei helfen, den Zeitaufwand so gering wie möglich zu halten. Sie leiten sich aus den Überlegungen von TEDChris und seiner E-Mail Charta ab.
Empfänger
Denke beim Schreiben an den Empfänger. Er soll die E-Mail in kurzer Zeit lesen und verstehen können. Vielleicht ist eine andere Art der Kommunikation, Telefon oder persönliches Treffen, besser und/oder schneller?
Kurze oder spät beantwortete E-Mail
Wenn dir E-Mails kurz oder spät beantwortet werden, hat das erst einmal nichts Persönliches mit dem Absender zu tun. Aber das E-Mail Postfach genießt nicht bei jedem dieselbe Priorität.
Verfassen von Betreff und Text
Achte auf einen aussagekräftigen Betreff wie z. B. [Wichtig] Terminverschiebung Meeting mit Herrn XYZ oder Treffen um 16 Uhr abgesagt (EOM). Verwende Kennzeichnungen wie [Wichtig], [Info], [Zeitkritisch] damit der Empfänger die Möglichkeit hat diese automatisch zu sortieren. Abkürzungen wie EOM (End of Message = Ende der Nachricht, kT = Kein Text) oder NNTR (No need to reply = Antwort nicht notwendig) ersparen dem Empfänger das Abrufen der kompletten E-Mail.
Versuche dich auf maximal fünf möglichst kurze Sätze zu beschränken.
Keine offene Fragen
Vermeide offene Fragestellungen wie Kann ich dir helfen?. Verwende statt einfach zu beantwortende Fragen. Eine Möglichkeit sind Auswahloptionen.
Wie kann ich dir am besten helfen? a) Trotzdem besuchen b) Absagen c) Eine halbe Stunde später als ausgemacht
Keine Kopieempfänger
Überlege wer die E-Mail überhaupt bekommen muss. Die Anzahl der Empfänger bestimmt auch die Anzahl möglicher Antworten. Vermeide es die Allen Antworten Option zu nutzen.
Lösche ältere Nachrichten im Kontext
Lösche alten Nachrichtentext in der E-Mail, wenn sich der Inhalt nicht mehr darauf bezieht. Räume ebenfalls den Betreff auf. Statt Re: Re: Fwd: Re: Einkauf einfach Re: Einkauf.
Anhänge vermeiden
Text immer in der E-Mail schreiben wenn dies möglich ist. Anhänge vermeiden, stattdessen Links verwenden am besten auf Dokumente die direkt im Browser ohne Zusatzprogramme angeschaut werden können. Verwende gängige Formate wie Adobe PDF. Nicht jeder hat die aktuelle Version von Microsoft Office oder ähnlichen Programmen installiert.
Keine Rückantwort
Antworte nur wenn nötig. Eine E-Mail mit dem Inhalt Ich komme zum Treffen. muss nicht noch mit Okay beantwortet werden.
Offline
Bewusst E-Mail freie Zeit einplanen, oder ein paar Wochentage an denen E-Mails bearbeitet werden. An den restlichen Tage die E-Mails mit einem netten Hinweis automatisch Beantworten lassen (viele E-Mail Provider bieten diese Funktion).